Ouvrir et fermer un courriel professionnel en anglais

Le seul critère qui compte est le degré de familiarité, et il se mesure à trois questions : est-ce que je connais son prénom, est-ce que nous avons déjà échangé, et à quel point le contexte est-il formel. Un cabinet d'avocats de la City et une start-up de Bristol n'attendent pas la même chose, mais la logique de sélection reste la même.

Le point qui surprend le plus les francophones, c'est la place du prénom. « Dear Sarah » n'a rien de familier en anglais professionnel : c'est le degré standard d'un premier message à quelqu'un qu'on vous a présenté, ou dont vous avez trouvé le nom sur un site. Écrire « Dear Mrs Sarah » ou « Dear Miss Chen » relève au contraire de l'erreur, la première parce qu'on n'accole pas un titre à un prénom, la seconde parce que « Miss » signale un état civil dont personne n'a besoin au travail. « Ms » est le titre neutre par défaut pour une femme.

L'autre écueil est la ponctuation. En anglais britannique, on écrit couramment « Dear Ms Okafor » sans point après « Ms », et on termine par une virgule. En anglais américain, le point apparaît (« Dear Ms. Okafor ») et une lettre très formelle peut prendre deux-points. Personne ne vous en tiendra rigueur, mais la cohérence à l'intérieur d'un même message se remarque.

Reste le cas de la réponse. Si votre correspondant a signé « Tom » et ouvert par « Hi Camille », continuer avec « Dear Mr Bradley » crée une distance que vous n'aviez pas l'intention de créer. On s'aligne, presque toujours, sur le registre proposé par l'autre.

« I hope this email finds you well » n'est pas une faute. C'est une phrase correcte, comprise partout, et si vous n'avez rien d'autre, elle fera l'affaire. Son problème est qu'elle occupe la ligne la plus lue du message pour ne rien dire, alors que cette ligne pourrait rappeler qui vous êtes, d'où vient la demande, ou pourquoi votre lecteur devrait continuer.

La première phrase efficace fait l'une de ces trois choses : elle raccroche à un événement commun, elle annonce l'objet, ou elle nomme la personne qui vous envoie. « Following our call on Tuesday, here are the figures you asked for. » situe tout en une ligne. « I'm writing to ask whether… » annonce sans détour. « Marta Ruiz suggested I get in touch about the localisation project. » ouvre une porte que vous n'auriez pas ouverte seul.

Un mot sur le remerciement d'ouverture, très utile et sous-employé par les francophones. « Thanks for getting back to me so quickly. » ou « Thank you for taking the time to look at this. » commence le message par quelque chose qui appartient au lecteur, ce qui est toujours un bon calcul. Attention en revanche à « Thanks in advance », qui peut passer pour une manière d'acter la réponse avant de l'avoir obtenue.

Si vous tenez à la formule de politesse d'usage, gardez-la courte et mettez-la après l'accroche utile, pas avant.

Les demandes sont l'endroit où le français, en cherchant la politesse, produit des phrases trop longues, et où l'anglais, en cherchant la brièveté, produit des phrases qui semblent brusques à un francophone. Les deux malentendus sont symétriques. L'anglais professionnel adoucit avec de petits mots plutôt qu'avec des propositions subordonnées.

Ces adoucisseurs sont peu nombreux et se réemploient à l'infini : « just » (just a quick question), « would » et « could » plutôt que « can » et « will », « if you get a chance », « when you have a moment », « any chance you could… ». Ajoutez-en un à une demande directe et elle devient parfaitement courtoise sans s'allonger.

Pour la relance, le principe est de rappeler le contexte au lieu de reprocher le silence. « I know you're deep in the launch, so no rush, but I'll need the figures by Thursday to close the report. » donne une raison, une échéance et une sortie honorable. C'est là que se joue la différence avec l'oral, où d'autres mécanismes de politesse prennent le relais ; les Britanniques en ont un particulièrement visible, décrit dans cet article sur le « sorry » britannique et ce qu'il signale vraiment.

Refuser demande une structure en trois temps qu'il vaut mieux connaître par cœur : on remercie, on refuse, on propose autre chose. « Thanks for thinking of me. I won't be able to take this on before the end of the month, but I could look at it in early May if that still works. » Personne n'est vexé, et vous n'avez rien promis.

La formule finale est le seul endroit où les usages britanniques et américains divergent de façon nette. La règle britannique traditionnelle, encore enseignée et encore appliquée dans les courriers formels : « Yours sincerely » quand vous avez nommé votre destinataire dans la salutation, « Yours faithfully » quand vous avez écrit « Dear Sir or Madam ». Faithfully va avec l'anonymat, sincerely avec le nom.

Cette distinction n'a plus cours dans un courriel courant, et elle n'a jamais vraiment traversé l'Atlantique. Un correspondant américain écrira « Sincerely, » tout court dans un contexte formel, « Best regards » ou « Best » dans la vie ordinaire, parfois « Thanks » qui sert de clôture à lui seul. « Kind regards » et « Regards » circulent des deux côtés et ne feront jamais de tort.

Quelques précisions qui évitent des maladresses. On met une majuscule au premier mot seulement : « Kind regards », pas « Kind Regards ». Une virgule suit, puis le prénom à la ligne. « Cheers » existe, il est fréquent au Royaume-Uni et en Australie entre gens qui se connaissent, mais il ne convient ni à un client nouveau ni à une candidature. Quant à « Cordially », qui ressemble tellement à « cordialement », il est rare et sonne raide.

Signez avec le prénom seul dès que l'échange est engagé. Le bloc de signature en dessous s'occupe du reste, et répéter son nom complet à chaque message d'un fil de dix donne l'impression qu'on se présente à nouveau à chaque fois.

Noor, cheffe de projet à Lyon, tient un document de deux pages où elle colle les phrases qui lui plaisent dans les messages qu'elle reçoit de Londres et de Chicago. Pas des listes trouvées en ligne : des phrases réellement écrites par des gens réels, dans son secteur, à propos de ses sujets. Au bout de quelques mois, elle n'écrit plus une ouverture de courriel de zéro.

C'est la méthode la plus rentable, parce qu'elle capte le registre exact de votre milieu. Un service financier, une agence créative et un laboratoire de recherche n'écrivent pas de la même façon, et aucune liste générale ne vous dira laquelle des deux formules équivalentes passe pour normale chez vos interlocuteurs. Vos correspondants vous fournissent le corpus gratuitement, tous les jours.

Deux réflexes complètent l'exercice. Le premier consiste à relire à voix haute avant d'envoyer : les traductions littérales du français s'entendent tout de suite, elles butent. Le second est de vérifier la cohérence du haut et du bas du message, un « Hi Tom » qui finit sur « Yours faithfully » signale qu'on a assemblé des morceaux sans les regarder ensemble.

Reste ce que l'écrit ne règle pas. Le courriel bien tourné amène souvent un appel, et c'est là qu'on découvre si les formules apprises tiennent quand personne ne laisse le temps de réfléchir. Travailler l'anglais professionnel à l'oral avec quelqu'un qui reprend vos tournures au moment où elles sortent est la suite logique, et pour les échanges à distance avec des équipes anglophones, la question des codes déborde vite le vocabulaire : c'est ce que traitent les formations interculturelles.